0经验如何做好一场覆盖500+人的线下活动

俗话说，所有不复盘的活动都是在耍流氓，本文复盘的活动为实习期间独立策划的摩拜单车六三游园会。关于活动运营，策划执行的时候并没有系统框架的思考过以下问题，事隔多月后，终于产出了第一篇不成熟的活动复盘。

（点击图片更高清）

一、前期准备

1.1 活动背景

活动举办时间为2017年6月3日9：00-21：00（周六），利用“六一儿童节”这一热点作为活动主题，打造一场线下成人游园会。

1.2 活动目的

不同于拉新类活动，本次活动主要以①增加品牌曝光和提升品牌熟悉度②维系用户和提高社群活跃度③公众号增粉为目的。

1.3 活动策划

1.3.1 活动流程

整个活动是由不同展区构成：游戏区，拍照区以及粉丝互动区。

游戏区由不同的合作方承包设计游戏，每一块区域对应任务卡上的一个关卡，用户参与游戏的流程为：到入口处购买任务卡—凭借任务卡参与游戏，完成游戏得到一个贴纸——集到五个贴纸以上可返回入口进行抽奖活动； 

拍照区则设置了趣味人形牌照板，用户不用购买任务卡也可拍照

粉丝互动区设置在场地的集装箱舞台，活动邀请了两位有音乐特长的粉丝前来助兴表演，另外现场观众也可直接上台打榜。

（趣味拍照区）

1.3.2 风险控制

  人流不可控：在场地选择上，考虑到天气原因和实地面积，大部分活动被安置在室内（地下二层）以及室外（地面广场），由于商圈知名度不高，将地面人流引导至地下难度较大（没有直达电梯，用户需要下两次手扶电梯）。

且因为场地开放，未对商圈人流做预估，无法有效控制人流和参与人数。

1.3.3 紧急预案

针对人流不足，我们邀请了两位Coser来引流，并设置了足够的引导指标和人工提示。

针对人流过多，物料不足问题，通过实时汇报任务卡购买情况大致估算人流，提醒合作方及时补充物资。

1.3.4 人员安排

此次工作人员共有11个，分别负责场地布置，场控，环节把控，微博微信实时直播，摄影录像等；除了工作人员，还有若干热心粉丝前来帮忙，共计人数28人。

（任务卡领取处）

1.4 活动卖点

• 低门槛，高回报：只需要六元即可购买任务卡，且这笔钱将以用户的名义用于公益捐赠；每关游戏完成后均有礼品；通过五关及以上还有终极抽奖机会
• 趣味性十足，别树一帜：在全网关注“儿童”这一热点下，我们选择聚焦一群“长大了的小孩”，游戏环节均为经典童年游戏：抢凳子，套圈，游戏机等，参与难度低，趣味性高
• 品牌背书：摩拜主打“有趣，科技，潮流”等形象，用户定位也基于此，且一直致力打造精品活动，粉丝口碑佳

1.5 推广渠道

1.5.1 线上宣传

• APP弹窗
• 微信推文
• 微博话题
• 粉丝号预热宣传
• 微官网banner

1.5.2 线下宣传

• 商圈广告位投放

（粉丝号预热&app弹窗宣传）

1.6 线上预售

任务卡采取线上预售+线下购买的方式，线上预售目的是为了①为活动造势，提前预热 ②估算参与人数 ③指导改进宣传方式 ④粘滞用户，保障人流

1.7 资源整合及排期

1.7.1 场地

场地是最先确定的资源，主要筛选标准：①场地自带人流 ②场地面积 ③场地合作方品牌调性；

在确认场地时还需考虑场地装饰布局，允许布置时间，人流导向，电源麦克风等电子设备供给等；

前期和场地方沟通时应明确各自需求，除了场地还能提供什么？（比如广告位具体到多少平，哪些区域，展出时间，电子设备，后勤支持等等） 

（活动排期）

1.7.2 合作方

虽然是跨界合作，但是在合作方选择上尽量选择目标用户相近，品牌调性相符的公司，不然这会为你后期开展活动带来一系列困扰。

其次，选择一个主动，有执行能力的公司比一个你推动去落地的公司显得明智的多。

最后，每个合作方合作的意图大不相同，在最大化保证合作方利益情况下保持活动目标和调性不偏离，作为主办方不该被喧宾夺主，在谈判时对资源的要求应该清晰明了，双方达成一致，以免事后撕逼。

1.7.3 物料

对所需物料清单的设计、下单到运输都要时刻监督，定下deadline，并预留一到两天补救时间。

（任务卡Demo）

二、中期进展 

2.1 活动流程 

6.2日晚22:00对场地进行布置装修

6.3日早8:00所有工作人员到岗，调试设备

9:00活动开始，开放任务卡兑换处，用户凭卡自主选择游戏区域进行游玩

12:00-14:00 工作人员轮流用餐

16:00 开始第一次集装箱表演

18:00 开始第二次集装箱表演，活动气氛达到高潮

20:30 人流减少，活动渐入尾声

21:00 活动结束，撤离物资，收拾场地    

（粉丝互动区）

除了六三游园会当天，整个活动还涉及到最后的收尾工作——善款的去向。

活动共计收入3126元，悉数捐赠给武汉艺盟听障康复中心。 

三、后期整理 

3.1 活动效果

评价一场活动的好坏可以从多个维度：

客观——参与人数，渠道数据（微博话题阅读量，公众号涨粉等）

    主观——参与者的评价；合作方的反馈评价；组织方自我感觉；外界口碑等

3.2 客观回顾

3.2.1 不足之处

• 预算超支

此次预算并没有做精确的计算，只是凭感觉和经验问询了设计师的建议，做了简单的估算，然而由于对物料的单价想的过于美好，导致我们的场地装饰费用就占据了预算的大头，虽然压缩了其他的开支，但是仍然欲壑难填，最后大概超出了6,7k，所以在一场活动开始前，尽可能详尽的列出所需物料，通过各种平台去查询价格，并预留一定的资金作为弹性空间。

• 数据统计缺乏，考量标准单一

正常活动量化的数据只有公众号的涨粉，渠道铺设的阅读量以及参与人数。事实上无法对自来人流进行判断：是商圈的人流还是活动宣传带来的人流。判断活动成功与否的标准也偏主观，没有后期系统的去整理粉丝和合作方的反馈。归根到底是对活动目标的制定太过随意，只考虑了活动的量级，并没有深入挖掘该活动应该带来的更大的影响。

• 人员分工混乱，对流程不熟悉

由于活动不是流程性的，所以并没有对每个人的时间点进行详细的规划，导致出现中途人员替换找不到负责人等问题。其次就是部分工作人员对活动不熟悉，虽然事先再三强调，但是对于大部分工作人员来说并不完全熟知整个活动，这也反映了前期活动策划时没有和同事们及时沟通、反馈进度的种种弊端；另外忘记考虑工作人员的午餐/轮岗等后勤问题，导致中午用餐十分混乱。

• 缺乏有效现场把控

作为活动的总负责人，并未尽到时刻巡场的责任，也未及时去询问或者感受现场粉丝的氛围，甚至在区域排队拥挤的时候没有及时进行疏导；缺乏和合作方现场和活动后的交流。

• 排期规划不到位，临时bug多

整个活动进展没有很好的按照事先规划的时间走，到活动开始前一周才完成所有合作方的洽谈，并且前期双方诉求没有表达清楚，导致后期落地执行的时候出现分歧，耗费了多的人力和财力。

3.2.2 优点

• 持续化影响，后期有3-4家合作方表示想再现类似活动
• 强化品牌形象，加强粉丝与品牌情感联系
• 粉丝号召力强，参与人数超乎预期
• 氛围活跃，正面评价多

3.3 改进方案

• 反复核对预算，前期调研做足准备；合理规划，减少不必要的开支
• 明确需要哪些数据指标并做好及时收集和整理，扩充活动考量指标，多维度指导活动效果呈现
• 人员分工精确到时间段，做好人员轮岗安排，设立奖惩措施；活动前确保每位工作人员熟知活动大体流程以及各自职责
• 定期巡场，各司其职
• 周期性更进活动排期，做好紧急预案应对突发事件
• 多询问有经验的前辈，多落实细节

3.4 活动心得

一场引爆式狂欢势必由①足够巧妙的宣传曝光②够硬的活动内容构成，那些活在朋友圈和营销案例里面的刷屏教科书往往还掺杂着一丝天时地利人和的成分。

不要妄想通过一场活动达到显著的拉新/转化，不如试着分解目标，保证活动效果尽可能贴近目标，但是一定一定要始终明确自己的活动目的！

另外，一场成功的活动，或者说让人感到舒适愉悦不尴尬的活动离不开前期详实的策划准备，中期高效无错的执行和后期完善的包装总结。

最后，真心祝愿每一个活动运营都能做出刷屏教科书活动

作者：进击的六六，大四求职运营狗，努力找offer中~