如何提升会议管理效率？

组织会议的目的是解决具体问题，达成共识，输出结果以推进后续工作。要做到科学办会、专业办会、快捷办会、优质办会、节约办会，会议管理应从以下三个方面入手：

1、明确会议范围

恰当限定会议范围是实现会议成效的首要步骤。这里的范围包括明确会议目标，召集合适人员，准备恰当信息，制定明确议程。

（1）明确会议目标，使讨论的内容更有针对性

在开会之前就应明确，本次会议的目标是什么？这次会议最终希望输出的结果是什么，是一个决定，还是一系列可行的方案？或者，是需要所有人关于项目达成某种共识。

（2）召集合适人员，发表的意见和建议有相关性

根据会议类型的不同，参与会议的人也有所变化。会议召开时要考虑人员在会议中担任什么样的角色？是作为决策还是作为会议目标关键利益相关方?希望在会中看到人员的哪些成果？

（3）准备恰当信息，让信息验证决定的对错

在会前准备会议概要信息，确保信息简明扼要，并高度概括以确保与会人员在会前阅读。信息中应明确：哪些信息需要与会人员在会前充分了解？与会人员在会前应准备哪些内容？与会人员需要多长时间评估信息和准备会议发言？

（4）制定明确的议程，令会议高度系统化和紧凑

制定会议议程明细表，明确每个议程的目标及其发言顺序和发言时间。一方面，确保每一个议题都已经有了一个明确的结果；另一方面，如果你提前勾完了这份清单，就让会议提前结束。

2、主持举行会议

在会议的实际进展中，作为会议的组织方，我们要明确与会人员的角色，让与会人员高度参与；主持讨论，让讨论或会议按照理想方向推进；真正解决问题，形成方案与共识；归纳约定和结论，达成一致并按约定进行明确表述。

在与会人员中，每个人都应该就此次会议有自己的角色，并履行自己角色不同的职责。常见的角色类型包含：参与者/引导者、主持人、记录人和决策者。

（1）参与者/引导者

作为与会者/引导者，其会议中的功能就是参加会议，其职责一般包含：

①提供必要的知识和信息

②发表意见和建议

③做到富有建设性和从效果出发

④畅所欲言，否则永远三缄其口

（2）主持人

作为主持人，有着流程管理的会议功能，要有一定的掌控力，对会议流程、发言顺序和会议争论进行处理。其职责一般包含：

①通过对理想效果的概括作会议的开场白

②确保会议举行、严格遵循会议议程，没有被任何人主导

③通过对约定行动方案和时间框架的总结宣告会议结束

④在具体节点控制讨论，以确保所有有效意见均得到表达

⑤迫使集体拿出高质量的成果

⑥澄清行动内容，确保全体与会人员都认可下一步工作安排

（3）记录人

作为记录人，有着信息管理的会议功能，准确的把会议中的一些要点完整记录下来，作为实施的基础或依据。其一般职责包含：

①跟踪记录的要点

②不作任何决定

③记录行动项目、负责人和时间

④确保提供信息以支持解决问题

（4）决策者

作为决策者，对会议最终能否达成指导后续工作的共识起着至关重要的作用，不仅仅是做出决定，更是统一所有人的认识，以确保在会后大家往同一个方向走。其一般职责包含：

①让利益相关方参与决策

②倾听各方意见，做到耐心细致和善解人意

③列出决定的标准及局限

④指导集体作出最佳决策 – 但引导他们得出“正确” 结论

⑤明确归纳所作决定以及决策理由

⑥必要时解决争议和作出决策

3、 富有成效实施

（1）列出行动纲要，恰当定义需要采取的行动，以确保取得理想效果

（2）明确后续执行责任，分配恰当的人员采取行动并推动结果

（3）定义执行行动的预期时间，推动行动节奏以交付成果

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