如何策划好一场成功的大型商务会议？

商务会议是指带有商业性质的，一般包括企业的新品宣传、公司年会、商务宴会等大型会议，出席会议的人员包括公司法人代表或者是高级的管理层，所以商务会议对于会议环境的要求相当高，因此商务会议对于策划负责人来说是一个很大的考验。大到会场的选择，小到住宿交通都要安排有序，因为只有精细的准备，才能保证一个会议的完善。

那么这样重要的商务会议策划应该怎么做？详细流程是什么样的？MarketUP给大家总结了商务会议的策划流程，分为会前、会中、会后三个方面。

结合流程图，我们详细介绍几个比较关键的环节。

1、场地选择

公司附近：公司附近聚集着大量同行、上下游企业以及相关媒体，受众准，到场率也有保证。

地铁沿线：交通方便，保证嘉宾和媒体出席率。

停车场车位充足：方便与会者和VIP停车。

会场硬件达标：首先，装修风格尽可能商务简约，才能衬托论坛的主题；其次，主会场层高尽可能5米以上，大厅里最好没有立柱；最后，敲黑板部分来了，场地一定要比你按人头估算出面积大20%，因为论坛一定会设置舞台区域。

特色体验：有些场地的茶歇可以制作成精巧造型，让嘉宾们体验良好，会让与会嘉宾乐于传播。此可谓细节取胜。

2、会议邀约

商务会议的邀约要求会更高，同时会议邀约也是会议宣传的一部分。

会议的包装：对重量级嘉宾进行内容包装，H5的会议邀约形式效果更好。

确保通知效率：外部会议不像公司内部同事参与性和普及率那么高，因此多类型的通知方式更为适合。

温馨提示体现细节：交通路线，当地天气和周边住宿等都能体现会议邀约的细节。

重要人物嘉宾要点对点单独沟通。

3、电子签到

自助签到在节省主办方费用的同时，让参会嘉宾自助签到，使参会嘉宾拥有更大的自由度与参与感。主办方可以在现场展示签到二维码，参会者入场后自主扫码签到或者定位授权签到即可。

MarketUP提供二维码/定位自助签到方式，防止代签到、外人蹭会。MarketUP后台实时监控统计签到数据，实时掌握重要用户是否已签到、自动记录参会人员签到和签退时间，了解与会人员的离场情况，从中可以筛选出潜在客户。参会者签到成功后，头像及签到语将展示在大屏幕中。

4、会议环节设计

在环节设计上要分清先后主次，才能逐渐引导嘉宾的情绪，营造体验、传递信息。

开场：开场环节通常会有以下几个设置，开场视频、主持人开场致辞、开场表演（、开场视频+互动表演（人屏互动等高科技）等，一个很震撼的开场，能够快速吸引大家的注意，并聚焦于有关论坛的讨论。

嘉宾演讲：开场后，一般先请行业内的大咖（最好有些政府或协会背景）作开场演讲，分析大形势、解读行业政策、指明行业趋势，帮助提升正常论坛视野高度。

互动：活动过程中建议穿插互动环节，提升会议氛围感。MarketUP为主办方提供现场提问、实时投票、抽奖、红包、和互动游戏等功能，满足主办方的不同需求。

5、应急措施

在会议结束前你都不能放松你的神经，对于会场中可能出现的突发情况，都应该准备好一些应对之策，组织人员必须保持良好的心理素质，尽量把影响降到最低。

6、数据导出

主办方使用MarketUP的后台数据分析功能可以有效对会议营销数据进行复盘，并使用问卷功能对参会者进行会后调研，对整场会议进行分析总结。同时，MarketUP提供的报名表单可以在报名和注册环节收集参会用户名单，让报名信息真实、客观、实用，帮助主办方制作用户画像，进而更精准的进行二次营销，增加用户的满意度与忠诚度。

如果您准备着手布局智能会议，MarketUP可以提供支持。

MarketUP智能会议管理系统，结合宣传微站、线上展览、票务管理、直播互动等核心功能，集展示、引流、互动为一体，帮助主办方提升运营效率、加速数据协同、加强服务体验和组织竞争力，实现会展的数字化转型。

如果您有办会办展需求，欢迎联系我们获得会议解决方案和免费试用。    

0px; padding: 0px; outline: none; text-indent: 2em;"