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5个技巧有效提升在线会议效率!

线上会议逐渐成为工作常态,如何提高效率,有效优化呢?

5个技巧有效提升在线会议效率!(图1)

你是否也有同感,天天大会成山小会成海的,本身就很难让参会者提起兴趣并全神贯注。“戴口罩”后不少日常工作会改成了线上会,想让人全情投入就更难了。如果你也在为上述问题困扰,以下5个小技巧也许可以帮到你。

1、给会议内容做减法

会议议题过多过杂的工作会总是容易偏离正轨,线下如此,线上更是。不如一次会议只关注一个问题,围绕一个会议目标梳理一条会议主线,所以跟主线无关的讨论应该被及时制止。这样,不但会议更高效,也能大大减少参会者“走神”的概率。

2、增加互动,提升参与感

连入线上会议,点击静音、关闭摄像头,然后开始干手头别的工作,或者刷网页、刷手机,老实说,是不是你的常态?

为了让参会者尽快进入状态,你可以让大家提前五分钟进入会议,然后进行一波简单的互动。比如做一轮线上投票或调研,或抛出一个问题请大家各抒己见。你知道,有的时候,参与也是一种惯性。另外,会议过程中也要避免一个人滔滔不绝,其他人只有听的份儿,时不时来个小讨论也能把“走神”的人拉回来。

3、设置会议小助手

找个帮手来作为助手辅助你的主持工作,他可以随时监控并回复讨论区的问题,甚至可以结合会议内容抛出问题,既使其他参会人的问题得到了及时反馈,也不会分散你的注意力让你手忙脚乱。

4、放弃完美主义,关注目标本身

线上工作会常常会出现一些不确定因素,比如网络不稳定、有人没关麦、无法共享屏幕等。当这些意外发生时,不要被它打乱了节奏。只要不影响会议目标的实现,能解决的解决,不能解决的想办法绕过去。要记住工具是为内容服务的,开会本身并不是目的,因此会议不完美也不重要,达到会议目标才重要。

5、给主持人的几个小建议

主持人的状态常常会影响会议的整体氛围。主持人怎么才能自信满满并带动其他人也充满激情呢?

提前做好内容准备,心中有数才能遇事不慌;

提前检查网络、电脑电量、摄像头、麦克风等工具;

找个安静且干净的地方开会,避免嘈杂的环境和杂乱的背景;

个人形象收拾好,男生做好清洁工作,女生可以画个淡妆。

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