1. 主页 > 企业营销工具 > 会议管理系统

会议筹备期必备文件资料清单有哪些?

做好会前准备工作,是办好一场会议的前提条件。而文件资料的准备则是会议筹备期绕不开的重要工作。那么,会议筹备期需要准备好哪些文件资料你知道吗?

会议筹备期必备文件资料清单有哪些?(图1)

01、会议邀请类文件。包括邀请联合主办、协办、承办会议单位的函件,以及领导、嘉宾、参会人、媒体等的各类邀请函。记得顺便把停车证也一起准备好。

02、会议请示、审批类文件。主要指报领导及审核部门审批的会议请示文件、申请会议经费的预算请示文件等。

03、会议策划与运作方案。贯穿会议从前期筹备、执行到后期复盘,包含会议分工、日程安排、工作人员通讯表等具体细节的完整方案。

04、协议类文件。包含不限于会议承办说明、食宿与场地协议等各种协议类文件的撰写拟定。

05、新闻通稿。指为了统一宣传口径、为媒体报道提供便利等目的,由会议主办方提前准备并发送给媒体记者的新闻稿件。

06、会议相关情况介绍。主要用于作为会前新闻发布会、预告等的素材,同时也随新闻通稿同步给到媒体,以供媒体撰写报道时进行参考。如有需要,也可搭配媒体采访须知或采访手册。

07、会议议程相关文件。指与会议内容密切相关的文件资料,如演讲中会提到的论文、指导性文件、学习资料等。

08、会议手册。包含会议须知、座位表、议程安排、食宿安排、交通安排、活动安排、注意事项、工作人员联系方式等。

09、演讲稿类文件。领导致辞、讲话稿及有关人员发言稿、祝酒词等。

10、会议主持词。

11、会议质量评价材料,例如问卷调研表。

恰逢世界地球日,保护地球,低碳办会。MarketUP微站为主办方解决一站式会议信息展示,会议邀请、议程安排、信息收集、会议资料、学习文件、嘉宾介绍、嘉宾权限管理、问卷调查等,均可在MarketUP微网站集中展示,不但节约了会议材料准备、下发的时间成本,还能解决绿色办会、无纸化会议的需求,更能大大提升会议效率,提高参会者体验感,让参会者通过手机即可了解会议的方方面面。



MarketUP近年来在绿色会议与会展数字化服务方面研究深入,成果丰硕。落实到实操层面,通过帮助客户举办数字会展减少参与者不必要的交通出行,用数字化资料代替纸质资料,用数字广告代替实体广告,用线上导航与指引减少人工服务,用二维码代替参会证件等等,每一个数字化功能都在与客户一起为碳减排贡献一份力量。

MarketUP软件公司推出的“MarketUP”会议管理服务系统,已经服务了500多场线下会议。其囊括展示邀约、门票预定、线上展会、报名审核、线上缴费、签到核销、接待管理、数据分析等功能,帮您更好的管控整个会议流程,更好的保障会议的举办! 欢迎会展公司业务交流,与会议策划专家沟通,获取企业专属解决方案,笔者微信:jjshare(添加时烦请备注“会务”)。

本文由MarketUP营销自动化博客发布,不代表MarketUP立场,转载联系作者并注明出处:https://www.marketup.cn/marketupblog/tools/meet/3369.html

联系我们

手机号:19951984030

微信号:marketup01

工作日:8:30-18:00,节假日休息