什么是会展信息化管理？会展的信息化管理的作用是什么？

随着互联网大潮的来临，基于“互联网＋会展”诞生的网络会展正极大地助力会展行业经济提速。互联网重构了商业价值、变革了服务边界、提高了服务效率和质量，预计未来中国会展业将加快运营机制的互联网流程再造，运用大数据发展平台化管理与运营，从而开创会展业发展新局面，实现会展产业的升级——线上＋线下“O2O模式”，“互联网＋”促使展览业面向数据化、平台化、智能化发展，会展信息化管理成为了常态。

什么是会展信息化管理呢？

会展信息化管理是指利用现代信息化技术管理展览会的各个环节,会展信息化的实施是为会展举办方、参展商和参展观众提供信息交换和互动的平台。

一、会展活动组织管理的信息化

    会展组织者可以充分利用会展管理软件，应用数字科技技术与网络平台，处理会展活动过程中涉及的信息，提高工作效率和监测效果，减少管理过程中的工作量和工作误差。

二、会展企业经营服务信息化

    会展企业作为服务型企业，客户关系的建立和维护，客户服务的水平、质量与效率至关重要，尤其在当前同质化产品泛滥，服务的质量成为企业核心的市场竞争力。因此，越来越多的会展企业建立企业信息化管理系统，全面实现企业各种管理和服务流程的信息化和标准化。

三、会展活动虚拟化

    会展业作为一个信息、交流十分集中的新兴服务业，面临着重大的变革和挑战。互联网（移动互联网）在给世界经济体制带来巨大的变革和冲击的同时，也使得会展业在很大程度上与电子商务、网络虚拟经济实现了全面的互动和交互结合发展。在借助互联网开展低成本的市场调查、互联网在线招展等工作的基础上，越来越多的会展企业、会展项目组织者、电子商务企业纷纷举办线上+线下，双线结合的会展活动，借助虚拟的会展平台提供全天候的会展服务

会展信息化管理当前的主要应用领域：

这一部分主要由以下几个系统组成，信息管理系统结构的系统：数据库管理系统观众登录系统组展商接口系统门禁系统客户终端系统。

一、数据库管理系统

数据库管理系统包括中心服务器系统、观众信息处理和质量保证系统两个部分，其中中心服务器系统是系统数据、应用程序管理中心，也是大量的会展相关信息数据的集中存放中心；观众信息处理和质量保证系统是对登录大厅采集系统提交的名片电子图像做集中处理，并采用多重质量校验方法保证信息质量。

二、观众登录系统

此系统包括观众信息采集系统和现场制卡系统。观众信息采集系统是对观众信息进行采集，实现从纸质到电子文档的转换；现场制卡系统是为需要现场制卡的观众和参展商提供高速条码卡打印工具。

三、组展商接口系统

现场信息处理完成后，系统需要对信息进行进一步加工，才能满足会展主办商要求。这主要包括：观众信息处理/下载系统(观众归一化管理、观众信息质量整理、所在城市自动生成、观众信息查询处理、观众信息下载)；展览会报告生成系统(根据收集到的各种信息，进行分析统计，得到切实有用的分析结果)；展后信息查询系统(包括观众基本信息查询、观众调查表查询分析管理、观众行为信息查询分析、观众数据对比校核、观众数据导出等)。

四、门禁系统

门禁系统包括大会入口门禁系统和研讨会门禁系统两个部分。大会入口门禁系统是实现对观众进出馆权限的控制和对观众行为信息的采集；研讨会门禁系统是对进出研讨会的观众进行扫描，以实现会后对参会人员的信息分析。

五、客户终端系统

随着科技水平的发展，会展服务也随之有了新的内容，现在已经广泛使用触摸屏技术建设“人性化”客户终端。从技术层面来说，触摸屏系统由两部分组成：

①触摸屏信息生成系统：根据参展商的展台、名称、类别等信息生成展台触摸屏系统；

②触摸屏演示系统：根据触摸屏生成系统生成的数据显示相应会展信息。

会展的信息化管理的作用：

主要体现在优化企业各类资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、拓展会展业务领域等四个方面。

一、优化企业各类资源

资源与资产的最大区别在于，资源的价值具有潜在性，可以通过高水平的管理最大限度地发挥它的价值，这就是资源优化。计算机和互联网技术的使用，为企业管理者提供了一个企业资源规划和整理的平台，提高了决策的效率和水平。任何企业的资源都可分为有形资源和无形资源两种，会展行业同样如此。在贸易展览会行业，最主要的有形资源是展览场馆和资金，最重要的无形资源是客户信息和智力资源。信息化管理正对这些资源的优化发挥越来越大的作用。

二、提高客户关系管理能力

事实上，会展行业特别是展览会对于客户的熏视远不止把他们当作一种资源那么简单。因为客户的认可和参与程度直接决定展览的成败，所以客户关系管理成为展会管理的头等大事。

三、提高会展服务的质量和效率

毫无疑问，会展行业的各个经济要素如组委会、参展商、展馆等，一直在利用各种信息化手段提高工作效率，提高整个行业的运作水平。

四、拓展会展业务领域

会展业务领域拓展的典型是网上会展。

随着电子商务日益成为一种重要的经济运行形式，电信运营商提供了种类繁多、日益便利的上网手段。如果说过去品牌会展主要通过建立网站以宣传自身，那么今天的网上会展已经具备了一些传统会展所不具备的功能和手段，不再仅仅是传统会展的宣传手段，而是渐渐成为一个相对独立的新的会展形式。

与传统会展相比，网络会展具有参会者不受地域限制、交易成本低、组织工作简单等优点，日益受到会展主办方的青睐。网上会展以其低投入、高效益的特点必将成为传统会展的有效补充和延伸。